چک لیست برگزاری موفق یک همایش ✅ + PDF

اشتراک گذاری

در زیر یک چک‌لیست (Checklist) ساده برای برگزاری همایش آماده شده است. این چک‌لیست می‌تواند به عنوان یک راهنمای کلی برای اطمینان از انجام مراحل مختلف برگزاری همایش به کار گیرد. شما می‌توانید آن را با توجه به نیازهای خاص همایش خود تنظیم و تکمیل کنید. همچنین برای بررسی دقیق تر می توانید گام های برگزاری یک همایش موفق را مشاهده کنید.

مرحله	موضوع	وضعیت
برنامه ریزی اولیه	تعیین اهداف همایش
	ایجاد یک تیم برنامه‌ریزی و تعیین وظایف
	تعیین مخاطبان هدف همایش
	انتخاب موضوعات و محورهای اصلی
	تعیین تاریخ و مکان برگزاری همایش
	تهیه بودجه تخمینی برای همایش
طراحی و برنامه‌ریزی	طراحی کنداکتور همایش
	تهیه لیست سخنرانان و متخصصین
	تدوین برنامه‌های کارگاه‌ها و جلسات
	تعیین نهار و شام برای شرکت‌کنندگان
	طراحی مواد تبلیغاتی و دعوت‌نامه‌ها
	تدوین سیاست‌های ثبت‌نام و شرایط شرکت
اجرای همایش	اجاره و آماده‌سازی مکان برگزاری
	تهیه تجهیزات صوتی و تصویر
	ثبت‌نام شرکت‌کنندگان و توزیع مستندات.
	مدیریت و پایش جلسات و کارگاه‌‌ها
	ایجاد فضای شبکه‌سازی و تعامل
مدیریت مالی	مدیریت هزینه‌ها و پیش‌بینی هزینه‌های اضافی
	پرداخت حقوق سخنرانان و پرسن
	ثبت و پیگیری تراکنش‌های مالی
ارزیابی بعد از همایش	جمع‌آوری بازخورد شرکت‌کنندگان
	تهیه گزارش نهایی همایش
	تشکیل جلسه ارزیابی داخلی
تبلیغات و بازاریابی	شروع تبلیغات اینترنتی و آفلاین
	ایجاد و مدیریت صفحات اجتماعی مرتبط
	ارسال دعوت‌نامه‌ها به مخاطبان هدف
	تهیه مقالات و اخبار مرتبط با همایش

تعیین اهداف و موضوع همایش

اولین قدم در برگزاری یک همایش، تعیین اهداف و موضوع آن است. اهداف همایش باید مشخص و قابل اندازه گیری باشند. موضوع همایش نیز باید مرتبط با اهداف آن باشد.

تشکیل تیم اجرایی

برای برگزاری یک همایش موفق، باید یک تیم اجرایی تشکیل دهید. این تیم مسئولیت برنامه ریزی و اجرای همایش را بر عهده خواهد داشت. اعضای تیم اجرایی باید از افراد با تجربه و متخصص در زمینه برگزاری همایش باشند.

تعیین بودجه

هزینه برگزاری یک همایش می تواند متغیر باشد. عواملی مانند محل برگزاری، سخنرانان، تبلیغات و پذیرایی بر هزینه همایش تأثیر می گذارند. قبل از شروع برنامه ریزی، باید بودجه همایش را تعیین کنید.

هزینه محل برگزاری: این هزینه می تواند بسته به اندازه، امکانات و موقعیت مکانی سالن برگزاری، متفاوت باشد.

هزینه سخنرانان: هزینه سخنرانان یکی از بزرگترین هزینه های یک همایش است. هزینه سخنرانان بر اساس عواملی مانند تجربه، شهرت و موضوع سخنرانی آنها متفاوت است.

هزینه تجهیزات و تدارکات: این هزینه ها شامل هزینه اجاره تجهیزات صوتی و تصویری، تجهیزات نورپردازی، تجهیزات امنیتی و سایر تجهیزات مورد نیاز برای برگزاری همایش است.

هزینه تبلیغات و بازاریابی: این هزینه ها شامل هزینه طراحی و چاپ بروشورها، پوسترها و سایر مواد تبلیغاتی، هزینه تبلیغات در رسانه ها و هزینه های دیگر برای اطلاع رسانی در مورد همایش است.

هزینه پذیرایی: این هزینه ها شامل هزینه غذا و نوشیدنی برای شرکت کنندگان، سخنرانان و سایر عوامل مرتبط است

هزینه های دیگر: سایر هزینه های احتمالی که ممکن است در نظر گرفته شود عبارتند از هزینه های بیمه، هزینه های حمل و نقل و انبارداری و هزینه های سایر خدمات مورد نیاز برای برگزاری همایش.

انتخاب محل برگزاری

انتخاب محل برگزاری مناسب یکی از مهم ترین عوامل در برگزاری یک همایش موفق است. محل برگزاری باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا بتواند تعداد شرکت کنندگان را در خود جای دهد. همچنین باید امکانات و تجهیزات مورد نیاز برای برگزاری همایش را داشته باشد.

دعوت از سخنرانان

سخنرانان یکی از عوامل اصلی جذب شرکت کنندگان در یک همایش هستند. برای انتخاب سخنرانان مناسب، باید به زمینه همایش و اهداف آن توجه کنید. همچنین باید سخنرانانی را انتخاب کنید که دارای سابقه و تجربه کافی در زمینه مورد نظر باشند.

تبلیغات و اطلاع رسانی

برای جذب شرکت کنندگان، باید همایش خود را به طور موثر تبلیغ کنید. می توانید از روش های مختلفی مانند تبلیغات آنلاین، چاپی و رسانه ای برای تبلیغ همایش خود استفاده کنید.

سالن برگزاری همایش — شرکت‌کنندگان همایش باید احساس راحتی و امنیت کنند. برای ایجاد این احساس، باید از خدمات و امکانات لازم برای شرکت‌کنندگان مانند محل اقامت، غذا و نوشیدنی، و غیره، اطمینان حاصل کنید.

برنامه ریزی جلسات و کارگاه ها

پس از انتخاب سخنرانان، باید برنامه جلسات و کارگاه های همایش را برنامه ریزی کنید. این برنامه باید به گونه ای باشد که نیازهای شرکت کنندگان را برآورده کند.

آماده سازی تجهیزات و امکانات

قبل از برگزاری همایش، باید تمام تجهیزات و امکانات مورد نیاز را آماده کنید. این تجهیزات شامل سیستم صوتی و تصویری، میز و صندلی، دستگاه های پذیرایی و … می باشند.

چک لیست برگزاری یک همایش موفق — تجهیزات صوتی و تصویری همایش: این تجهیزات شامل میکروفون ها، بلندگوها، پروژکتورها، صفحه نمایش ها و سایر تجهیزات مورد نیاز برای پخش صدا و تصویر است.

پشتیبانی و خدمات

در طول برگزاری همایش، باید از شرکت کنندگان پشتیبانی و خدمات لازم را ارائه دهید. این خدمات شامل ثبت نام، پذیرایی، راهنمایی و … می باشند.

ارزیابی همایش

پس از برگزاری همایش، باید آن را ارزیابی کنید. ارزیابی همایش به شما کمک می کند تا نقاط قوت و ضعف همایش خود را شناسایی کنید و در همایش های بعدی از آنها استفاده کنید.

چک لیست برگزاری موفق همایش — در طول برگزاری همایش دقت داشته باشید که لیست شرکت کنندگان،تیم برگزاری، میز ثبت نام و بسته اهدایی ابتدای همایش حتما چک شود.

سایر نکات مهم برای برگزاری یک همایش موفق

به موقع شروع به برنامه ریزی کنید. برگزاری یک همایش موفق به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد. بنابراین، بهتر است به موقع شروع به برنامه ریزی کنید تا بتوانید همه چیز را به طور کامل و دقیق برنامه ریزی کنید.
از کمک متخصصان استفاده کنید. اگر تجربه کافی در برگزاری همایش ندارید، بهتر است از کمک متخصصان استفاده کنید. این متخصصان می توانند به شما کمک کنند تا همایش خود را به طور موثرتر برگزار کنید.
انعطاف پذیر باشید. در طول برگزاری همایش، ممکن است با مشکلات و چالش هایی روبرو شوید. در این شرایط، باید انعطاف پذیر باشید و بتوانید با شرایط جدید سازگار شوید.