اسپانسر شدن برای همایش یعنی چه؟
در راستای اصول برگزاری یک همایش موفق نیاز به اسپانسرینگ قوی داریم. در ساده ترین حالت اسپانسرینگ تبادل دسترسی به مخاطبین یک همایش با سرمایه گذاری از طریق یک شریک تجاری ست که قصد دارد برند یا محصول خود را به مشتریان همایش معرفی کند. این سرمایه گذاری میتواند به شکل، پول کالا یا خدمت انجام شود.
مزایای استفاده از اسپانسرها
جذب اسپانسر برای همایش بار مالی برگزاری آن را تا حدی از روی دوش برگزار کنده‌ی اصلی بر می دارد. علاوه بر این جذب اسپانسرهای تخصص برای بخش‌های خاصی از فرآیند برگزاری کار و استرس برگزار کننده را هم کم تر می‌کند. مثلا یک اسپانسر برای بخش، پذیرایی نگرانی‌های شما در این زمینه را عملا از بین می‌برد. علاوه بر این ارتباط گرفتن با برندهای معتبر و جذب آنها به عنوان اسپانسر باعث گسترش ارتباطات شما شده و میتواند به اعتبار شما به عنوان برگزارکننده و رویدادتان بیفزاید. حفظ این ارتباطات میتواند در جریان فعالیت های بعدی شما نیز بسیار مفید باشد.
در حالت کلی جذب اسپانسر اگر درست انجام شود کاملا به نفع همایش خواهد بود و نکات منفی چندانی با خود به همراه ندارد البته تمام رویدادها شرایط لازم برای گرفتن اسپانسر را ندارند. قبل از شروع فرآیند باید به این فکر کنید که چه نیازهایی دارید چه کسانی میتوانند این سیارها را رفع کنند و آیا ارزشی برای ارائه به این افراد دارند که باعث شود نسبت به اسپانسر شدن برای رویداد شما تمایل داشته باشند یا نه.
به دنبال چه نوع اسپانسری برای رویدادمان باشیم؟
در هر رویداد فرصت‌های زیادی برای جذب اسپانسر وجود دارد فقط باید تلاش کنید و آنها را پیدا کنید و به کسانی که فکر می‌کنید از این فرصت استفاده خواهند کرد نشان دهید در ادامه به چند فرصت برای جذب اسپانسر اشاره خواهیم کرد. البته با کمی خلاقیت و نگاه کردن از زاویه ای دیگر قطعا میتوانید فرصت های دیگری نیز برای جذب اسپانسر برای رویدادتان پیدا کنید
اسپانسر خوراکی‌ها
برخی کارخانجات تولید با توزیع مواد غذایی و شرکت‌هایی که در جوزی کیترینگ رویدادها فعالیت دارند حاضر خواهند بود بدون دریافت مبلغ در رویدادها مستقر شوند و محصولات خودشان را میان حاضرین توزیع کنند. به اندازه‌ی رویدادتان توجه کنید و به دنبال اسپانسری در همان حد باشید. احتمالا یک مجموعه‌ی بزرگ حاضر نخواهد شد برای یک دورهمی کوچک که تبلیغات گستردهای هم ندارد اسپانسر شود
اسپانسر رسانه ای
برخی رسانه ها و ارائه دهندگان ابزارهای تبلیغاتی حاضر خواهند بود تا در مورد همایش شما مطالبی را بدون دریافت هزینه به انتشار برسانند تا در عوض لوگوی آنها با همایش شما همراه شود به دنبال این فرصت ها
باشید. در واقع مارکتینگ و فروش در کنار هم یک چرخه را تشکیل می‌دهند که میتواند اعضای جامعه ی های را به مشتری تبدیل کند در نتیجه واحد بازاریابی باید همیشه با واحد فروش در ارتباط تنگاتنگ باشد.
اسپانسر مالی
اگر رویداد بزرگی داشته باشید و در یک زمینه‌ی تخصص خاص فعالیت کنید میتوانید به دنبال جذب اسپانسر از میان سازمان‌های بزرگ همان حوزه باشید این سازمان‌ها در ازای درج لوگو در تبلیغات و محل برگزاری رویداد حاضر به پرداخت مبالغی به شما خواهند بود. این فرآیندها میتوانند شامل طراحی مفهوم کالا یا خدمت شناسایی مشتریان بالقوه ترویج مناسب و گذراندن آن از کانال‌های درست فروش باشند.
همان طور که گفته شد این ۳ فرصت تنها مثال‌هایی برای انواع حامیان مالی‌ست که شما میتوانید به رویدادتان جذب کنید برای رویداد خودتان به فرصت‌های بالقوه ی دیگر و همچنین داشتن یک چک لیست برگزاری همایش هم فکر کنید.
چطور یک پروپوزال خوب بنویسیم؟
همان طور که گفتیم نکته ی اصلی که باید هنگام نوشتن پروپوزال به خاطر داشته باشید این است که تلاش نکنید یک موقعیت خاص برای اسپانسر شدن را برای مخاطبتان توضیح دهید و او را به حمایت از رویدادتان ترغیب کنید. نامه ی اولیه ی شما باید طوری نوشته شود که اسپانسر احتمالی تان حس کند باید با شما در مورد رویدادتان و راه‌های حمایت از آن صحبت کند. به بیان دیگر حس کند که رویداد شما ارزش حمایت دارد.
یک پروپوزال خوب بر روی بازگشتی که حامی احتمالی میتواند از سرمایه گذاری روی رویداد کسب کند. تمرکز می‌کند. اگر تجربه ی قبلی با اسپانسرهای دیگر دارید میتوانید از مزایایی بنویسید که آنها از رویدادهای قبلی شما کسب کرده‌اند. در صورت امکان آمار و داده‌های مربوط را با ادعایتان همراه کنید تا در ترغیب حامی احتمالی تان موفق تر باشید.
در نامه ی پروپوزال به صورتی کاملا ملموس به مخاطبتان بگویید که در قبال حمایت از رویداد شما چه چیزی به دست خواهد آورد مثلا میزان فروش محصولاش بیشتر خواهد شد، برندش بیشتر یا به شکلی بهتر دیده خواهد شد، با ترافیک وبسایت اش بالاتر خواهد رفت با هر چیز دیگر اگر امکان شخصی سازی نامه برای مخاطبین آن وجود دارد حتما این کار را انجام دهید حتی یک جمله که مستقیما به فعالیت اسپانسر احتمالی تان مربوط باشد میتواند باعث تاثیر بیشتر نامه ی شما روی او باشد.
نمونه پروپوزال جذب اسپانسر
پروپوزال جذب اسپانسر برای همایش
عنوان همایش:
“توسعه پایداری در قرن بیست و یکم”
تاریخ و مکان:
تاریخ: [تاریخ برگزاری]
مکان: [مکان برگزاری]
مقدمه:
با احترام و ارادت، ما از شما دعوت می‌کنیم تا به عنوان یکی از اسپانسورهای اصلی همایش “توسعه پایداری در قرن بیست و یکم” شرکت کنید. این همایش به عنوان یک ارائه‌گر برتر در زمینه توسعه پایدار و مسائل مرتبط در نظر گرفته شده و امکان فراهم آوردن ارتباطات برتر و تعاملات بین المللی را فراهم می‌کند.
اهداف همایش:
ارتقاء دانش در زمینه توسعه پایدار.
ایجاد فرصت برای تبادل تجربیات و دانش.
شناسایی چالش‌ها و راه‌حل‌های نوین در زمینه توسعه پایدار.
مخاطبان:
پژوهشگران و دانشجویان حوزه توسعه پایداری.
مدیران سازمان‌ها و شرکت‌های مرتبط با توسعه پایدار.
علاقه‌مندان به توسعه پایداری از طریق حضور در جلسات علنی همایش.
مزایا برای اسپانسور:
نمایش لوگو و نام شرکت در تمامی مواد تبلیغاتی و دعوت‌نامه‌ها.
فرصت برگزاری جلسه تبلیغاتی یا ویژه.
حضور در جلسات شبکه‌سازی و امکان گسترش شبکه تجاری.
اختصاص فضای نمایشگاهی برای معرفی محصولات یا خدمات.
اشتراک رسانه‌ای و پوشش خبری ویژه.
پنجره زمانی جذب اسپانسر:
تاریخ اعلام: [تاریخ شروع جذب اسپانسر]
مهلت اعلام تمایل: [تاریخ پایان جذب اسپانسر]
مخاطبین پروپوزال:
[نام و تخصص مخاطب ۱]
[نام و تخصص مخاطب ۲]
…
تماس با ما:
برای کسب اطلاعات بیشتر یا بحث در مورد فرصت‌های اسپانسری، لطفاً با ما تماس بگیرید:
[نام و تخصص شما]
[آدرس ایمیل]
[شماره تلفن]
ما از اینکه به عنوان یکی از اسپانسورهای ما در همایش “توسعه پایداری در قرن بیست و یکم” شرکت کنید، بسیار خوشحال خواهیم شد.
با احترام،
[نام و سمت شما]
[نام سازمان یا هیئت مرتبط]
این پروپوزال میتواند براساس نیازها و محتوای
برای یک همایش واقعی
منبع: تیم تحریریه آکادمی زندگی خشنود
درسنامه‌های مدرسان
درسنامه‌های رایگان
محصولات آموزشی ویژه مدرس‌ها
