مدیریت جلسات

«سنگ محک یک کار، عشق به سختی‌های همراه آن است». لوگان پیرسال اسمیت

برخلاف همه‌ی چیزهایی که از جلسات ناخوشایند شنیده و یا دیده اید، می‌توانید جلساتی برگزار کنید که خسته کننده، غیر ضروری و خیلی طولانی نباشند. می‌توانید همه چیز را تغییر دهید و بیاموزید که چگونه جلسات را به درستی اداره کنید. این کتابچه‌ی راهنمای مدیریت جلسه (که از انتشارات دانشکدهی بازرگانی، هاروارد است)، ابزارهای لازم را برای تسلط بر یک مهارت مهم مدیریتی در اختیار شما قرار می‌دهد.

چرا جلسه برگزار می‌کنیم؟

پیش از انجام هر کاری، ببینید هدف نهایی شما چیست؟ و تصمیم به انجام چه کاری دارید؟ نیازمند کمک چه کسانی هستید؟ همین که شاخص‌های «چه کاری» و «چه کسی» را مشخص کنید، بقیه ی شاخص‌ها («چه وقت» و «کجا») هم به راحتی به دست می‌آیند.

ممکن است جلسات شما هفتگی باشد. برخی از گروه ها برای برگزاری جلسات هفتگی خود، صبح دوشنبه را انتخاب می‌کنند ولی برخی از گروه ها، روزهای دیگر را برای فعالیت ها پیشرفتهای کاری و مسائل هفتگی خود در نظر می‌گیرند.

جلسه چیست

۱- عمل یا روند تجمع به منظور تعاملات کاری

۲- اجتماعی از افراد، به منظور اعتمادسازی

ضرورت برگزاری جلسه

به طور کلی جلسه را در صورتی برگزار کنید که برای تشکیل آن دلیل معقولی داشته باشید؛ از جمله موارد زیر:

به اطلاعات و یا اظهار نظر اعضای گروه، در مورد موضوعی نیازداشته باشید.
نیاز به مشارکت گروه در تصمیم گیری.
نیاز به حل موضوعی که با تعامل نفر به نفر حل نمی‌شود.
می‌خواهید اطلاعات، موفقیت یا دغدغه‌ای را با کل گروه در میان بگذارید یا همه را از وضعیت خاصی آگاه کنید
با مسئله‌ای روبرو هستید که به همکاری و نظر اعضای گروههای مختلف، که دیدگاه‌ها یا روشهای متنوعی دارند نیاز دارید.
تشخیص می‌دهید که مسئولیت یک مسئله، موضوع یا حوزه باید مشخص شود.
نیاز به گردهمایی گروه

مواردی که به برگزاری جلسه نیازی نیست؛

موضوعی پرسنلی که با گفت و گوی دو نفره بهتر حل و فصل می‌شود.
محدودیت زمانی
با روش ارتباطی دیگری مثل یک یادداشت، ایمیل یا تماس تلفنی، می‌توان آن کار را با همان کیفیت یا حتی بهتر انجام داد.

شما چه کار می‌کنید؟

شب پنج شنبه بود. ماریا برای جلسه‌ای که فردا صبح باید در آن شرکت کند، شدیداً اضطراب داشت. او می‌دانست که مثل همیشه نصف وقت کاری صرف این جلسه خواهد شد – از جمله شرح و توضیح مسائلی که رخ داده بود – چون اعضای گروه تصمیم فوری گرفته و به تبعات آن توجهی نکرده بودند. او می‌توانست حدس بزند که برخی از اعضای گروه بگویند: «چرا من را در جریان نگذاشتید؟ …» یا «اگر می‌دانستم چنین تصمیمی می‌گیرید دست به کار نمی‌شدم…» و او هم باید چنین جواب‌هایی می‌داد: «متأسفم ولی فکر نمی‌کردم این طور بشود»، و «نمی خواستم با برگزاری این جلسه وقت شما را بگیرم». همه‌ی اعضا چنین اعتراضاتی خواهند داشت.

ماریا متوجه شد که باید به گروه کمک کند تا ارتباط کارآمدتری داشته باشد، اما چه طور؟ او میل نداشت جلسات هفتگی و دشوار قبلی را ادامه دهد، اما در عین حال، راهکار بعدی – برگزاری جلسه برای حل هر مشکلی که روی می‌داد – فوق العاده مخرب و آزاردهنده بود.

شما در چنین مواردی چه کار می‌کنید؟

کارشناس، پیشنهادهای زیر را ارائه می‌دهد:

قبلاً در مورد موضوع تصمیم گرفته شده است.
ارزش ندارد وقت همه ی اعضا به خاطر این موضوع گرفته شود.
قبل از این که گروه بتواند به منبع تعارض یا شکست بپردازد به هم می‌خورد.

چه کسی در جلسه شرکت می‌کند؟

چند نفر را باید دعوت کنید؟ فرض کنیم عزم خود را جزم کرده‌اید که جلسه تشکیل دهید. قبل از دعوت افراد مورد نظر، خوب فکر کرده و به قانون ۱۸۰۰-۱۸-۸ توجه کنید:

◂ اگر می‌خواهید مسئله‌ای را حل کنید یا تصمیمی بگیرید، بیش از هشت نفر را دعوت نکنید. حضور بیش از هشت نفر در یک اتاق، همیشه مشکلات بیشتری ایجاد می‌کند.

◂ اگر می‌خواهید برای حل مسئله از روش گره گشایی گروهی استفاده کنید، در این صورت می‌توانید تعداد شرکت کنندگان را تا ۱۸ نفر افزایش دهید. البته از این تعداد اعضا، نباید انتظار اتفاق نظر یا اجماع داشته باشید.

◂ اگر می‌خواهید اطلاعات را منتشر کنید، یادداشت بفرستید، البته اگر فکر کنید و هیجان داشته باشید بهتر است- تا ۱۸۰۰ نفر یا بیشتر را هم می‌توانید دعوت کنید!

چه کسی باید به جلسه بیاید؟

ساده است هر کسی که تاثیر مستقیمی بر جلسه داشته باشد. قانون ۱۸۰۰-۱۸-۸ هم در اینجا صادق است.

این سخن بدین معناست که گاهی باید تصمیمات دشواری بگیرید. این بخشی از کار مدیریت است. اگر قوانین را زیر پا میذارید آن‌ها گریبان شما را خواهند گرفت. فرض کنید ۳۰ نفر را برای جلسه‌ای دعوت کرده اید. وقتی آن‌ها سعی می‌کنند تصمیم بگیرند طبیعی است در این کار، ناکام خواهند شد. اعضا می‌گویند: آن‌ها را دعوت کرده‌اید و از شما به خاطر این کار تشکر نخواهند کرد.

نکته: قانون طلایی مدیریت را به خاطر بسپارید:

در انظار عمومی از افراد تعریف و آن‌ها را تحسین کنید.
از افراد به صورت خصوصی و پنهانی انتقاد کنید.

این باید راهبرد همیشگی جلسات شما باشد.

شناخت دیگر انواع جلسات

ما این جا در مورد جلسات کاری استاندارد، صحبت می‌کنیم احتمال این که شما چنین جلساتی داشته باشید، بیشتر است.

البته این جلسات، می‌توانند شکل‌های مختلفی داشته باشند و شما باید از مرسوم‌ترین آن‌ها آگاه باشید. موارد استثنائی: کوچکی یا بزرگی جلسات از جمله عواملی است که این موارد را تعریف می‌کند:

جلسات نفر به نفر:

این‌ها جلساتی هستند که شما طی آن گزارش‌های مستقیمی ارائه می‌دهید، درباره‌ی افزایش دستمزد در سال آینده صحبت می‌کنید و گاهی هم مجبور می‌شوید کسی را اخراج کنید، در تمامی آن‌ها نقش و کارآیی شما مطرح می‌شود. هرچند ممکن است این جلسات، مشکل‌ترین جلسات باشند اما بهترین راه، همین رویکرد چهره به چهره است. گاهی شنیده‌اید که مدیری، کارمندش را از طریق پیام گیر تلفنی یا ایمیل اخراج کرده باشد؛ چنین مدیری ارزش و اعتبار خود را از دست می‌دهد و خودش هم مستحق چنین رفتاری است.

جلسات بزرگ شرکتی:

گاهی هم جلسه‌ی سهامداران شرکت در تالار اجتماعات برگزار می‌شود که طی آن، رئیس شرکت گزارشی از فعالیت‌ها و نتایج به دست آمده را برای سهام داران مطرح می‌کند. این در واقع یک نمایش است نه یک جلسه چون همهی مشخصه‌های یک تئاتر، از جمله: «تفریحی بودن» را دارد. اگر مجبور شدید

اداره‌ی یکی از این جلسات را به عهده بگیرید، از یک فرد حرفه‌ای کمک بخواهید. جلسات این چنینی، پتانسیل مثبت اما خیلی کم و پتانسیل منفی اما بسیار زیادی به همراه دارند، تنها چیزی که در خاطر شرکت کنندگان خواهد ماند، نقایص جلسه خواهد بود. اگر همه‌ی کارها به خوبی پیش بروند، کسی به این امر مثبت توجه نخواهد کرد.

اقدامات لازم به منظور اداره‌ی جلسه‌ای که برای حل مسئله تشکیل شده است:

توجه کنید که شرکت کنندگان، چه برداشتی از مسئله دارند.
در فهم و تعریف مسئله با ه به توافق برسید.
ببینید مسئله چه زمانی روی داده و اکنون چه اتفاقی در حال وقوع است.
از نظر گروه، چه عللی موجب بروز این مسئله شده است؟
چنانچه مسئله حل نشده است، چه عواقبی به دنبال دارد؟
گزینه‌های مختلف را برای حل مسئله در نظر بگیرید و محاسن و معایب هر راه حل را مشخص کنید.
از موثرترین روش برای انتخاب یک گزینه، استفاده کنید. عوامل کلیدی از قبیل: وقت، منابع، امکانات مالی، ارزش‌ها و غیره را درهر مورد مدنظر قرار دهید.
برای حل یا مدیریت مسئله، به توافق کامل یا حداقل به اتفاق نظر برسید.

کاری که شما می‌توانید بکنید

برگردیم به معضل جلسه ی ماریا.

پیشنهاد کارشناس

ماریا متوجه شد که باید به گروه کمک کند تا ارتباط کارآمدتری داشته باشد؛ اما چه طور؟ او میل نداشت جلسات هفتگی و دشوار قبلی را ادامه دهد، اما در عین حال راهکار بعدی – برگزاری جلسه برای حل مشکلی که روی می‌داد – فوق العاده مخرب و آزار دهنده بود. به منظور حل این معضل و برای کمک به ماریا پیشنهادی ارائه سر می‌شود:

یکی از دلایل معقول برای برگزاری جلسه، تصمیم گیری است. گروه ماریا، به این خاطر دچار مشکل شده است که اعضای گروه بدون مشورت با افراد مورد نظر، تصمیمات فوری می‌گیرند. او احتمالاً یکی از اندک افراد خوش شانسی است که به جلسات بیشتری نیاز دارد. اما لازم نیست این جلسات زیاد طول بکشند. اگر او در پایان روز کاری، یک جلسه‌ی ۱۵ دقیقه‌ای و محدود تشکیل دهد و تصمیمات آن روز را بیان کند، مجبور نمی شود جلسه‌ی عذاب‌آور هفتگی را ادامه دهد. البته گزینه‌ی دیگری نیز وجود دارد که ماریا باید به آن توجه کند. مشکل اصلی این نیست که اعضا تصمیم می‌گیرند، بلکه مشکل، عدم اطلاع به موقع اعضای ذینفع، از است؛ یعنی ارتباط درون گروهی آن‌ها کافی نیست. آن تصمیم استفاده‌ی منظم‌تر از ایمیل و کنترل دقیق‌تر جلسات هفتگی می‌توانند مسئله را حل کنند و از عذاب این جلسات بکاهند.

هدف را به خاطر بسپارید

به یاد داشته باشید، این هدف است که جلسه را به پیش می‌برد. در جلسه حل مسئله، شرکت کنندگان در ابتدا، مسئله را تعریف می‌کنند و سپس راههایی برای حل آن ارائه می‌دهند. کسانی که در این نوع جلسات حضور می‌یابند، باید قادر باشند که مسئله را شناسایی و هم چنین انرژی و تخصص لازم برای حل آن را کنند نیز داشته باشند.

در یک جلسه‌ی تصمیم گیری، گروه، راه حلی برای اجرا انتخاب می‌کند. چنانچه گروه بخواهد موفق باشد باید در همان ابتدای جلسه، با روند تصمیم گیری (اتفاق آراء، رأی اکثریت، رأی یک نفر با رأی یک گروه کوچک) توافق کند. بعدها در مورد این موضوع بیشتر توضیح خواهیم داد.

دیگر انواع جلسات، مبتنی بر اطلاع‌رسانی هستند؛ بنابراین تا جایی که می‌توانید از این جلسات برگزار نکنید! چرا که اکثراً باعث اتلاف وقت می‌شوند. شما به جای تشکیل جلسات اطلاع‌رسانی می‌توانید یک ایمیل بفرستید. فقط در صورتی این جلسات را برگزار کنید که نیاز داشته باشید همه‌ی اعضا، کنار هم باشند و نیروی خود را روی هم بگذارند.

معنی دستور جلسه

وقتی وارد روند آمادگی برای برگزاری جلسه می شوید، از اطلاعاتی که برای طرح دستور جلسه کسب کرده اید استفاده کنید. ابتدا اهداف و سپس از شرکت کنندگان شروع کنید.

دستور جلسه از چه بخشهای تشکیل شده است؟

یک دستور جلسه ی معمولی از قسمتهای زیر تشکیل شده است: